Functioneringsgesprekken: wat, waarom en hoe?

In een functioneringsgesprek bekijk je, of de leidinggevende namens jou, met een werknemer wat hij of zij kan, wil of moet veranderen in het werk. Je bespreekt ook hoe de werknemer de gewenste veranderingen tot stand gaat brengen.

In veel cao’s is vastgelegd dat werknemers recht hebben op een functionerings- of jaargesprek. Valt je bedrijf niet onder zo’n cao, dan ben je er niet toe verplicht. Maar als je met je werknemers serieus wilt bekijken waar verbeteringen mogelijk zijn, zal je waarschijnlijk toch wel minstens eens per jaar functioneringsgesprekken moeten afspreken.

Bovendien kun je als werkgever zo ook te weten komen wat werknemers graag verbeterd zien, in hun eigen werk of in de samenwerking met anderen. Ze weten doorgaans precies wat er goed en fout loopt in werkprocessen en wat er verbeterd kan worden. En misschien sluiten de scholings- of carrièrewensen van sommige werknemers ook goed aan bij de ontwikkelingen in je bedrijfstak.

Wat komt aan bod?

In de eerste plaats gaat het in een functioneringsgesprek over vaardigheden en/of competenties: welke zijn goed of voldoende en welke moet (of wil) de werknemer verbeteren?

Daarnaast kun jij, of de werknemer, alle andere zaken die met het werk te maken hebben op de agenda zetten, bijvoorbeeld:

ontwikkelingen die nieuwe competenties van werknemers vragen;
aanpassing of uitbreiding van de functie;
doorgroeimogelijkheden naar een andere functie;
scholings-/trainingswensen;
ideeën voor verbetering van werkprocessen;
werkomstandigheden, werkdruk;
je eigen functioneren als leidinggevende.

Een functioneringsgesprek of jaargesprek is iets anders dan een beoordelingsgesprek. In een beoordelingsgesprek vertel je een werknemer hoe je zijn of haar prestaties van het afgelopen jaar beoordeelt en welke consequenties dat heeft voor de aanstelling, het salaris of de inschaling. Een functioneringsgesprek of jaargesprek is gericht op de toekomst. Je bekijkt samen wat er verbeterd kan worden, hoe de werknemer dat kan bereiken en hoe jij daaraan kunt bijdragen.

Verplicht nummertje?

Vindt de gemiddelde werknemer functioneringsgesprekken nuttig? Nee, zo bleek uit een enquête onder leden van de CNV Dienstenbond, medio 2006. Het gemiddelde rapportcijfer dat ze gaven aan het nut van functioneringsgesprekken was een 5. Naarmate iemand een lagere functie heeft, ziet hij of zij minder het nut in van het gesprek, zo bleek verder.

Hier ligt een taak voor de werkgever. Zet het functioneringsgesprek eens op de agenda van een werkoverleg of vergadering. Leg uit waarom jij het belangrijk vindt en wat de werknemers eraan kunnen hebben volgens jou. Hoe gemotiveerder de beide gesprekspartners zijn, hoe beter het resultaat.

Hoe?

Een paar tips om zoveel mogelijk te profiteren van het gesprek:

Licht de werknemer tijdig in. Laat ook tijdig weten welke onderwerpen wat jou betreft op de agenda komen en geef de werknemer voldoende tijd om zelf met agendapunten te komen.
Gebruik een vaste vragenlijst als houvast tijdens het gesprek, zodat alle belangrijke zaken aan bod komen.
Hang het gesprek niet op aan een paar incidenten; het gaat over het totale functioneren gedurende een langere periode.
Schrijf afspraken direct op: wie onderneemt welke actie, wanneer, en op welke termijn kom je erop terug?
Geef de werknemer gelegenheid om zelf met oplossingen te komen voor problemen die je aankaart.
Schrijf een verslag van het gesprek, met daarbij de afspraken. Wacht daarmee niet te lang en geef de werknemer de gelegenheid nog correcties aan te brengen, en onderteken beiden het verslag. Dat voorkomt onduidelijkheid later.
Zoek op internet eens naar het aanbod aan trainingen op het gebied van functionerings- en beoordelingsgesprekken, of andere gesprekstrainingen voor jezelf. Zo'n training kan een goede investering zijn.
In veel bedrijven en organisaties voeren leidinggevenden in de eerste maanden van het jaar een functioneringsgesprek en tegen het einde van het jaar een beoordelingsgesprek. In het beoordelingsgesprek wordt dan uiteraard terugverwezen naar de afspraken die je in het functioneringsgesprek hebt gemaakt.

Tot slot: als je als werkgever, of als leidinggevende, geen tijd hebt om de gespreksverslagen zelf te maken, overweeg dan of je iemand daarvoor kunt inhuren. Zorg er dan wel voor dan dit een neutrale figuur is. Anders heeft de werknemer helemaal het gevoel de underdog te zijn.